Private Office vs. Büro selbst anmieten: Was ist wirklich günstiger?

Private Office vs. Büro selbst anmieten: Was ist wirklich günstiger?

In der heutigen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor vielen Entscheidungen, wenn es um die Auswahl des richtigen Arbeitsraums geht. Ein wichtiger Aspekt ist die Wahl zwischen einem Private Office, das häufig in Flex Offices oder Coworking Spaces angeboten wird, und einem traditionellen Büro. Welche Vorteile bieten die unterschiedlichen Formen, wo liegen die Unterschiede und auf was kommt es wirklich an.

Kosten: Private Offices vs. Klassische Büros

Der entscheidend Faktor sind oft die Kosten, bei der Wahl des Arbeitsraums. Private Offices in Coworking Spaces sind in der Regel eine kostengünstigere Option im Vergleich zu traditionellen Büromieten. Dies ist besonders vorteilhaft für kleine Unternehmen und Startups. Zum Beispiel kann ein klassisches Büro für fünf Personen über drei Jahre hinweg rund 120.556 € kosten, während ein privates Büro im Coworking Space nur etwa 93.900 € kostet. Dies bedeutet eine Ersparnis von etwa 26.600 € alleine in der Miete.

In günstigeren Städten kann der Unterschied noch deutlicher ausfallen. Ein klassisches Büro kann bis zu 73.377,30 € kosten, während ein privates Coworking-Büro nur 40.700 € kostet. Das ergibt eine Differenz von fast 33.000 € in drei Jahren.

Der wahre Preisunterschied liegt im Detail:

Auf den ersten Blick wirken klassische Büros manchmal gar nicht so viel teurer, vor allem wenn man den Quadratmeter-Preis vergleicht. Doch dieser Eindruck täuscht. Denn die angegebene Miete ist fast immer die Nettokaltmiete, also nur die Grundmiete ohne alles Weitere.

In der Praxis kommen schnell folgende versteckte Zusatzkosten hinzu:

• Betriebskosten & Nebenkosten (Wasser, Müll, Allgemeinstrom etc.)

• Strom & Heizung/Klimaanlage für die Mietfläche

• Reinigungsdienste (regelmäßige Büroreinigung)

• Internet & IT-Infrastruktur

• Kaffeemaschine, Wasser, Büromaterialien

• Möblierung & Instandhaltung

Diese Kosten müssen alle selbst organisiert und bezahlt werden, was nicht nur teuer, sondern auch zeitintensiv ist – besonders für kleine Teams ohne Office Manager.

In einem Private Office im Coworking Space hingegen ist all das bereits im Preis enthalten oder verhältnismäßig günstig dazubuchbar.

Eigenes Büro: Bis zu 43% teurer nach 5 Jahren.

Neben der höheren initialen Kosten des eigenen Büros für 4 Personen sind es vor allem die höheren monatlichen Kosten die es über einen Zeitraum von 5 Jahren bereits im Schnitt um 43% teurer machen, als ein all-inclusive Private Office. Es gilt aber, je mehr Mitarbeiter, desto günstiger wird das eigene Büro zur Miete.

Nicht zu vergessen: Maklerkosten, Kaution und lange Bindungen

Neben der reinen Miete fallen bei klassischen Büroanmietungen häufig weitere, erhebliche Kosten an:

• Maklerprovisionen betragen bei Gewerbeimmobilien in der Regel ca. 3 Bruttomonatsmieten (BMM).

• Zusätzlich wird meist eine Kaution zwischen 3–6 BMM verlangt, was schnell einen hohen Kapitalbedarf bedeutet – bevor überhaupt jemand eingezogen ist.

• Hinzu kommen oft Kündigungsverzichte von 3 bis 5 Jahren, die eine langfristige Bindung bedeuten und kaum Flexibilität lassen.

Zusammenfassung der Kosten

• Klassisches Büro: Höhere monatliche Kosten, große Initialaufwendungen

• Private Office: Günstiger, weniger Kapitalbindung

Flexibilität: Die Vorteile von Coworking Spaces

Flexibilität ist ein weiterer entscheidender Faktor bei der Wahl des Arbeitsraums. Coworking Spaces bieten Unternehmen die Möglichkeit, flexibel auf Änderungen in der Unternehmensgröße zu reagieren. Wenn das Unternehmen wächst oder schrumpft, können sie leicht größere oder kleinere Flächen anmieten. Im Gegensatz dazu bieten klassische Büros oft nur feste Flächen mit langen Mietverträgen und weniger Möglichkeiten zur Anpassung.

Private Offices in Coworking Spaces kombinieren die Vorteile von Privatsphäre mit der Flexibilität, die Coworking-Angebote bieten. Unternehmen können von einer kurzfristigen Kündigungsfrist profitieren, was ihnen die Anpassung an Marktbedingungen erleichtert.

Flächennutzung und Platzangebot

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Flächennutzung. In klassischen Büros und Private Offices haben Mitarbeiter in der Regel mehr Platz zur Verfügung, etwa 10–15 m² pro Person, im Vergleich zu nur 4–5 m² pro Person in Open Spaces. Dies fördert nicht nur den Komfort, sondern auch die Produktivität der Mitarbeiter, da sie in einem weniger überfüllten Umfeld arbeiten können. Allerdings können allgemein Flächen und Infrastruktur bei Private Offices oft gemeinsam genutzt werden. Küche, Nassräume und Gangflächen bzw. Drucker, Scanner und Internet können mehrere Firmen gemeinsam nutzen, wodurch der insgesamt benötigte Platz erheblich reduziert wird. Allgemeinflächen machen oft bis zu 50% der Büroräumlichkeiten aus.

Platzangebot im Vergleich

• Klassisches Büro: 10–15 m² pro Person

• Private Office: 10–15 m² pro Person

• Open Space: 4–5 m² pro Person

Zusatzleistungen und Infrastruktur

Ein weiterer Vorteil von Coworking Spaces sind die zusätzlichen Dienstleistungen, die oft im Mietpreis enthalten sind. Dazu gehören Internet, Reinigung, Konferenzräume und weitere gemeinsame Infrastrukturen. Im klassischen Büro müssen diese Services in der Regel separat organisiert und bezahlt werden, was zusätzliche Kosten und Aufwand mit sich bringt.

Zielgruppen: Wer profitiert von Private Offices?

Private Offices und flexible Bürolösungen sind besonders geeignet für:

• Startups und Selbstständige mit unsicherer oder wachsender Mitarbeiterzahl

• Unternehmen, die Wert auf Planungssicherheit legen, ohne langfristige Bindungen einzugehen

• Unternehmen, die Flexibilität und Kosteneffizienz suchen

Klassische Büros sind hingegen ideal für etablierte Unternehmen, die Exklusivität und Kontrolle über ihre gesamte Fläche schätzen.

Vor- und Nachteile im Überblick

Fazit: Die beste Wahl für Ihr Unternehmen

Zusammenfassend bieten Private Offices in Coworking Spaces vor allem für kleine Unternehmen und Startups eine kostengünstigere und flexiblere Alternative zum klassischen Büro. Sie kombinieren Privatsphäre mit der Infrastruktur und den Services eines Coworking Spaces und ermöglichen es Unternehmen, ohne großen Aufwand zu wachsen und die monatlichen Fixkosten erheblich zu senken. Lediglich Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen oder einem besonderen Wert auf Exklusivität und Markenpräsenz profitieren weiterhin von einem klassischen Büro.

Wenn Sie auf der Suche nach einer flexiblen, kosteneffizienten Lösung für Ihr Unternehmen sind, sollten Sie die Vorteile von Private Offices in Coworking Spaces in Betracht ziehen. Erforschen Sie Ihre Optionen und finden Sie den idealen Arbeitsplatz für Ihre Bedürfnisse.